Wie sollten Sie Fragen während einer Online-Präsentation beantworten? Teil II

Beantwortung eines SOS Philip M. Johnson Das RNLI Henry Blogg Museum

In der vorherige Teil, Wir haben darüber gesprochen, wie man sich darauf vorbereitet, die Fragen des Publikums am effizientesten zu beantworten. In diesem Teil konzentrieren wir uns auf praktische Tipps zur Umsetzung in Frage-Antwort-Sitzungen.

Hören Sie sich die Frage unbedingt bis zum Ende an.

Auch wenn der Zuschauer, der eine Frage stellt, über das Format hinausgeht, unterbrechen oder unterbrechen Sie ihn nicht. Eine solche Handlung ist ein direkter Konflikt, der beim Publikum einen ungünstigen Eindruck hinterlässt und den Fragesteller höchstwahrscheinlich entfremdet. Besser ist es, nach dem Abwarten der endgültigen Fragestellung das Publikum noch einmal in aller Ruhe auf das Format und die zeitliche Begrenztheit der Präsentation hinzuweisen.

Halten Sie kurz inne, bevor Sie eine Frage beantworten.

Diese einfache Regel stellt noch einmal sicher, dass die Frage zu Ende gestellt wurde, und zeigt, dass Sie nachdenklich antworten und nicht das Erste aussprechen, was Ihnen in den Sinn kommt. Das verleiht Ihren Worten mehr Gewicht.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Frage richtig verstehen.

Nicht alle Präsentationsbesucher schaffen es, ihre Frage klar, eindeutig und verständlich zu formulieren. Das ist nicht weiter verwunderlich – schließlich hat der Zuschauer kaum Zeit zum Nachdenken und improvisiert vielmehr nebenbei. Wenn die Frage nicht ganz klar ist, ist es daher besser, mit dem Fragesteller zu klären, was genau sie bedeuten.

Behalten Sie bei der Beantwortung einer Frage ein durchschnittliches Sprechtempo bei.

Langsam zu antworten, Wörter in die Länge zu ziehen und lange Pausen zu machen, wird sicherlich diejenigen irritieren, die darauf warten, dass sie an der Reihe sind, um eine Frage zu stellen. Wenn Sie mit einem Zungenbrecher antworten, erwecken Sie den Eindruck, dass Sie versuchen, den Fragesteller so schnell wie möglich loszuwerden.

Bedanken Sie sich unbedingt beim Fragesteller für seine Frage und unterstreichen Sie deren Bedeutung.

Ein paar Worte zu erklären, warum die Frage und ihre Antwort wichtig sind, erhöht nicht nur den Wert Ihrer Antwort, sondern gibt dem Fragesteller auch das Gefühl, ein Co-Autor der Präsentation zu sein. Dieses Zugehörigkeitsgefühl erhöht Ihre Chancen, in Zukunft einen heißen Lead zu bekommen, erheblich.

Verzichten Sie möglichst auf Plattitüden wie: „Danke für die interessante Frage“. Konstruktionen wie diese werden viel besser klingen: „Danke. Dem Thema, das Sie in Ihrer Frage angesprochen haben, gilt unsere besondere Aufmerksamkeit, weil …“ oder „Danke für die Frage. Sie haben das Problem sehr klar umrissen, das auf folgende Weise gelöst werden kann …“ Natürlich lohnt es sich, solche Optionen im Voraus zu prüfen und zu proben.

Halten Sie Blickkontakt, während Sie die Frage beantworten.

Diese Regel, die erstmals in der vordigitalen Ära auftauchte, hat ihre Relevanz im Zusammenhang mit virtuellen Veranstaltungen nicht verloren. Dass der Sprecher einer Online-Präsentation die Gesprächspartner in den meisten Fällen nicht sieht, ändert daran nichts. Und während des Hauptteils der Präsentation und bei der Beantwortung von Fragen sollten Sie sich genauso verhalten wie bei der Kommunikation mit einem Offline-Publikum.

Sprechen Sie, während Sie sich das Publikum anstelle des Computerbildschirms oder der Kameralinse vorstellen. Lassen Sie während der Antwort die Augen nicht laufen und senken Sie sie nicht, lassen Sie sich nicht ablenken, indem Sie etwas auf dem Tisch einstellen, Wasser trinken oder ähnliches. Solche Handlungen sprechen von Ihrer Unsicherheit, dem Wunsch, etwas zu verbergen oder sogar zu täuschen. Als Folge eines solchen Verhaltens können sogar absolut zuverlässige Informationen missverstanden werden.

Seien Sie prägnant, aber nicht oberflächlich.

Versuchen Sie, so kurz wie möglich zu antworten, aber nicht zu Lasten des Inhalts. Eine gute Möglichkeit besteht darin, eine kurze Antwort zu geben und einen Link zu einem Abschnitt Ihrer oder einer anderen Ressource zu teilen, wo die Teilnehmer detailliertere Informationen erhalten können. Wenn eine kurze Antwort nicht möglich ist, versprechen Sie, allen in naher Zukunft eine ausführliche Antwort zu geben. Zum Beispiel per E-Mail versenden.

Lassen Sie sich nicht auf Diskussionen ein.

Machen Sie sofort klar, dass Sie nach Beantwortung einer Frage zur nächsten übergehen. Verwandeln Sie das Frage/Antwort-Format nicht in „Frage/Antwort – klärende Frage/erklärende Antwort, – Kommentar zu Antwort/Kommentar zu Kommentar zu Antwort“ und so weiter und so weiter. Wenn Sie weiter ins Detail gehen möchten, bieten Sie dies individuell an – nach der Präsentation.

Versuchen Sie, die Antwort für alle Zuschauer interessant zu gestalten.

Wenden Sie sich bei der Beantwortung einer Frage nicht nur an den Fragesteller, sondern an das gesamte Publikum und machen Sie deutlich, dass die Antwort für alle, die sich versammelt haben, nützlich sein kann. Auch wenn dies nicht ganz zutrifft, sollten Sie betonen, dass diese Informationen in Zukunft nützlich sein können.

Geben Sie ehrlich zu, dass Sie die Antwort nicht kennen.

Situationen, in denen der Sprecher nicht sofort antworten kann, sind keine Seltenheit. Sie müssen dies als eine normale Arbeitssituation behandeln und versprechen, das Thema zu studieren und später allen in einer für sie geeigneten Form zu antworten – per E-Mail, Aufnahme eines separaten Videos, Planung eines separaten Online-Meetings oder auf andere Weise.

Laden Sie alle ein, die Kommunikation außerhalb der Präsentation fortzusetzen.

Sowohl zu Beginn der Präsentation als auch vor Beginn des Frage-Antwort-Blocks sollte eine entsprechende Erinnerung erfolgen. Dies soll Ihnen Streit, Diskussionen und lange Dialoge mit besonders interessierten Zuschauern ersparen und das Problem von Besuchern beseitigen, deren Fragen Sie nicht beantworten können. Aber am wichtigsten ist, dass dies eine hervorragende Lösung zum Aufwärmen ist, die zu einem heißen Zustand führt. Offensichtlich ist jemand, der etwas zu fragen hat und mit Ihnen ausführlich über das Thema der Präsentation sprechen möchte, bereits ein warmer Hinweis.

Fügen Sie dem Präsentationsprotokoll ein Feedback-Formular bei.

Eine beliebte Methode, um das Beste aus Online-Veranstaltungen herauszuholen, besteht darin, eine Aufzeichnung der Präsentation auf Ihren eigenen und Partnerressourcen zu veröffentlichen. Damit Ihnen dieses Material die beste Möglichkeit bietet, die Anzahl der Leads durch die Beantwortung von Fragen zu erhöhen, verlinken Sie unbedingt ein Feedback-Formular damit.

Die Praxis zeigt, dass die Wirkung der Arbeit mit Zuschauern, die sich für eine Aufzeichnung entscheiden, noch ausgeprägter sein kann als bei einer Live-Übertragung. Bis zu 90 % der regelmäßigen Besucher von Online-Präsentationen und Webinaren sehen sich laut verschiedenen statistischen Studien diese zumindest gelegentlich als Aufzeichnung an – dafür lässt sich im Zeitplan leichter ein „Fenster“ finden. In Bezug auf die Erfassung von Leads ist es eine echte Verschwendung, ihre Fragen unbeantwortet zu lassen.

Wir empfehlen natürlich die Verwendung ROI4Presenter Zu diesem Zweck ein Service mit dem flexibelsten und fortschrittlichsten Feedback-System.

Fassen wir zusammen:

Indem Sie die oben genannten Richtlinien befolgen, können Sie selbst in der passiven Rolle der Beantwortung von Fragen die Initiative behalten, indem Sie einen der wichtigsten Teile der Präsentation kontrollieren. Dadurch kann einerseits der positive Gesamteindruck der Veranstaltung aufrechterhalten und verstärkt werden, andererseits die Zahl der warmen und heißen Leads durch die Beantwortung von Fragen und die Kommunikation außerhalb der Live-Übertragung erhöht werden.

 

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