Anatomía de un seminario web: duración óptima, conversión y algo más importante

Las manos sostienen una tableta sobre un fondo azul donde hay cuatro personas en videoconferencia

La pandemia de COVID-19 y las restricciones de cuarentena que la acompañan han llevado a que, en solo un par de años, el trabajo remoto, que antes era bastante raro en las empresas, se haya convertido, de hecho, en una nueva realidad. Ahora es difícil encontrar una organización que no utilice este formato.

Una consecuencia lógica de esta situación fue el uso generalizado de herramientas para la comunicación por video y la interacción remota en equipos. Además, debido a las restricciones a los eventos masivos, han cobrado especial relevancia las plataformas que permiten organizar una presentación remota o un webinar.

Pero de repente, surgió otro problema grave: había demasiados seminarios web. Como resultado, la mayoría de ellos no alcanzan su objetivo, escapando a la atención de los clientes potenciales.

Sin embargo, los seminarios web siguen siendo efectivos. Tal opinión el 83% de los vendedores, y el 95% de los especialistas, de acuerdo con la investigación, que ven los seminarios web como una parte importante de la estrategia de desarrollo digital de una empresa. Y esto es ahora, en 2021. Pero, en el negocio de organizar y realizar eventos en línea, hay matices importantes de los que hablaremos usando estadísticas reales como ejemplo.

 

¿Cuánto tiempo debe durar un seminario web?

 

Un seminario web no es solo una grabación de video de una presentación, la principal ventaja de este formato es la capacidad de comunicarse con un especialista en línea. Como lo muestra el datos de la compañía WorkCast, recopilados a partir del análisis de una gran cantidad de seminarios web, los oyentes están listos para pasar de 3 a 4 veces más tiempo viendo una presentación en vivo, en comparación con mirar un video.

El tiempo que los oyentes pasan viendo un webinar en vivo (Live) o grabándolo (on-demand). Datos de WorkCast
 
Esto es lógico. La grabación se puede "desplazar" viendo solo las tomas más interesantes, y la audiencia del seminario web a menudo también escucha, aunque solo sea porque no saben qué sucederá a continuación, y la gente Quieres hablar con el hablante y hacerle preguntas. Pero, no es tan frecuente que un seminario web resulte fascinante. Además, el seminario web tiene una programación muy apretada, lo que nunca es el momento adecuado para todos.
 
Por cierto, ¿cuánto tiempo están dispuestos a dedicar los oyentes potenciales a un seminario web o a la grabación de una presentación? Por datos del mencionado WorkCast, en 2021 la mayoría de los seminarios web que llamaron la atención de la empresa duraron 60 minutos (hubo más del 55% de tales presentaciones). Dado que se lograron resultados similares en 2019 y 2020, se puede concluir que la tarifa horaria duración del webinar es el más efectivo desde el punto de vista de los mercadólogos.
 
La mayoría de los seminarios de media hora se vieron como un evento grabado. Esto sugiere que si envía una presentación fuera de línea a un cliente potencial, incluso si tiene voz, no debe exceder los 30 minutos de duración.
El formato de seminario web más popular en términos de duración. Datos de WorkCast
 

Hay otros puntos de vista sobre este tema. Por ejemplo, según la investigación de Cloud Income, la duración ideal de los seminarios web oscila entre 30 y 45 minutos.

 
Duración ideal del seminario web según Cloud Income Research
 

Como señalan los especialistas en marketing y las estrategias de promoción de productos digitales, un seminario web debe durar exactamente el tiempo necesario para presentar su contenido de manera atractiva. Si hay suficientes datos interesantes para ayudar a cautivar a la audiencia durante 60 o incluso 90 minutos, entonces duración del webinar debería durar tanto. Lo mismo es cierto cuando solo tiene 15-20 minutos de información: valore su tiempo, el suyo y el de sus oyentes.

 También hay una bastante esclarecedora statistics sobre la duración óptima de las diversas partes del seminario web. Por lo tanto, se deben reservar de 5 a 7 minutos para los saludos y la presentación del orador y otras presentaciones. La presentación en sí debe tomar de 38 a 45 minutos, y se deben dejar de 10 a 15 minutos para preguntas al final de la reunión virtual.
 
Una grabación del evento, una presentación y otros materiales que se pueden descargar y ver en un momento conveniente deben complementar el seminario web. Según Adobe, en promedio, el 50 % de los oyentes conserva las diapositivas de su presentación después de completar un seminario en línea, el 29 % de los participantes también descarga descripciones breves de las soluciones revisadas y el 19 % generalmente quiere ver una demostración del producto al que se referían. en el discurso
 

Mejor día y hora para webinars: la lucha por la “hora dorada”

 

Comencemos con otra pregunta: ¿cuántos oyentes suelen asistir a un webinar? En cada caso, esta cifra, dependiendo de muchos factores, será diferente. pero un buen cuenta conversión – cuántos participantes registrados realmente participarán en el evento – está en el nivel de 35-45% (un excelente indicador es 50-55%). La proporción de quienes pasan de la categoría de oyentes a la de clientes es aún menor.

Este es un ejemplo de un cálculo de conversión típico basado en datos reales. Una empresa convencional tiene 16,000 contactos en la lista de correo a los que se enviaron invitaciones a seminarios web. De estos, solo 759 personas (5.27%) aprobaron el registro preliminar y, de hecho, solo 232 de ellos asistieron a la reunión en línea (la tasa de conversión fue de poco más del 30%).

Como resultado del evento, la empresa recibió 40 clientes, lo que fue un excelente resultado. Es de destacar que cuarenta personas de toda la base de correo "frío" es solo el 0.25%, pero después del seminario web, el 17% del número total de oyentes se comunicó con la empresa.

Este enseñe que en las mejores prácticas, los seminarios web más exitosos convierten solo al 19% de la audiencia en clientes potenciales. Esta cifra se puede utilizar como indicador marginal en sus cálculos de la efectividad de los eventos en línea.

Bueno, digamos que cada quinto o sexto oyente se convierta en cliente de la empresa (o al menos se interese por el producto), ¿significa esto que un aumento en el número y la frecuencia de los webinars provocará un aumento proporcional en la base de clientes? ? Improbable.
 
El hecho es que aquí también las estadísticas son implacables: los seminarios web tienen una clara limitación no solo en duración sino también en frecuencia. La mayoría de los empleados, en promedio, son ready para ver realmente solo un seminario web por semana (que, como recordará, debería durar un máximo de 60 minutos). Y no se puede hacer nada al respecto. Como último recurso, las personas están listas para registrarse, imitar la presencia, pero de hecho, pocas personas dedicarán más de una hora a la semana a un seminario web.
 
La persona aburrida se sienta frente a una computadora portátil en el fondo azul
 
Si lo piensas bien, esta es una situación muy dramática, que muestra que la batalla por un cliente en línea es cada vez más dura, y cada día será más difícil para las empresas conseguir esa “hora dorada” de atención de un cliente potencial.

Por supuesto, no existe una respuesta única para la pregunta sobre cuál es el mejor día para realizar un seminario web, ya que puede depender de una variedad de factores, como su público objetivo, el tema de su seminario web y la ubicación geográfica. ubicación de sus asistentes. Sin embargo, algunos estudios han proporcionado información sobre los mejores días para los seminarios web.

De acuerdo con un informe de ON24, un proveedor líder de software de seminarios web, los días más populares para los seminarios web en 2020 fueron los martes, miércoles y jueves, siendo el martes el día más popular. El informe analizó más de 22,000 24 seminarios web realizados en la plataforma ON28 y encontró que el martes representó el 26 % de todos los seminarios web, el miércoles el 24 % y el jueves el XNUMX %. Esto sugiere que los días entre semana son los más populares para organizar seminarios web.

Otro informe de ClickMeeting, otro proveedor de software de seminarios web, encontró resultados similares. Según su informe, el martes fue el día más popular para seminarios web en 2020, representando el 19 % de todos los seminarios web. Los miércoles y jueves también fueron populares, representando el 18 % y el 17 % de los seminarios web, respectivamente.

Es importante tener en cuenta que, si bien estos estudios brindan información sobre la popularidad de los diferentes días para los seminarios web, no reflejan necesariamente la efectividad de los seminarios web realizados en esos días. 

En cuanto al mejor momento para el seminario web, según un informe de BigMarker, una plataforma de seminarios web, el momento más popular para los seminarios web en 2020 fue a las 11 a. m., hora del Este (ET), con el 31 % de los seminarios web programados para esta hora. A esto le siguieron las 2 p. m. ET y las 1 p. m. ET, que representaron el 22 % y el 15 % de los seminarios web, respectivamente. El informe analizó datos de más de 7 millones de seminarios web realizados en la plataforma BigMarker.

Otro estudio realizado por GoToWebinar, una plataforma de seminarios web, encontró que los seminarios web realizados los martes y miércoles tienden a tener las tasas de asistencia más altas. El estudio analizó más de 350,000 42 seminarios web realizados en la plataforma GoToWebinar y encontró que los martes y miércoles tuvieron las tasas de asistencia más altas con un XNUMX % y 40% respectivamente. El estudio también encontró que el momento óptimo para los seminarios web era a las 11 a. m. o a las 2 p. m. ET.

La situación se puede mejorar con algo que resolvería uno de los problemas clave de los seminarios web: el tiempo. La mayoría de los oyentes potenciales simplemente no están listos para construir su día en torno a un evento en línea, que también requiere una hora completa. Sería posible grabar el discurso del orador en video y luego proporcionar enlaces a las personas interesadas para que lo vean en un momento conveniente.

Pero, como sugieren los datos de varias encuestas – del 82% al 92% de los oyentes consideran que la sesión de preguntas y respuestas en vivo al final del evento es la parte más interesante del seminario web. Y en una grabación, esto no se puede realizar, por lo tanto, en el modo offline, el webinar pierde una parte importante de su atractivo. Sin embargo, es útil recordar al elegir los mejores días para los seminarios web que estos números solo a veces significan que la audiencia estaba comprometida o interesada.

Hombre enviando mensajes de texto a una mujer con sus mensajes mostrados en el lado izquierdo de una pantalla
Sería bueno combinar los beneficios de un seminario web y presentaciones fuera de línea. La comunicación en vivo con el hablante debe complementarse con la capacidad de ver solo la información que le interesa al oyente en ese momento y sin referencia al tiempo. Afortunadamente, hoy, tales herramientas ya están disponibles.
 

¿Qué porcentaje de personas debería asistir a un webinar para que tenga éxito?

El porcentaje de asistentes necesarios para que un seminario web se considere exitoso puede variar según los objetivos y expectativas del anfitrión. Sin embargo, existen algunos puntos de referencia generales que se pueden utilizar para medir el éxito de un seminario web.

Según un informe de ReadyTalk, una plataforma de seminarios web, la tasa de asistencia promedio a los seminarios web es del 44 %. El informe analizó más de 16,000 32 seminarios web realizados en la plataforma ReadyTalk y encontró que la tasa de asistencia promedio varió del 500 % para seminarios web con más de 53 asistentes al 50 % para seminarios web con menos de XNUMX asistentes.

Otro informe de Adobe Connect, una plataforma de seminarios web, encontró resultados similares. El informe analizó datos de más de 600,000 36 seminarios web realizados en la plataforma Adobe Connect y descubrió que la tasa de asistencia promedio a los seminarios web fue del XNUMX %. Sin embargo, el informe señaló que la tasa de asistencia varió ampliamente según el tipo de seminario web y el tamaño de la audiencia.

Resumen

¿Cuál es la duración ideal de un webinar?

La duración ideal del seminario web es de 45 a 60 minutos. La mayoría de los estudios sugieren que la duración óptima del seminario web varía entre 30 y 60 minutos: esta duración tiende a tener las tasas de asistencia y los niveles de compromiso más altos. 

¿Cuál es el porcentaje promedio de asistencia a los seminarios web?

En promedio, solo 35-45% de las personas registradas realmente asisten al seminario web.

¿Cuál es el mejor día y hora para los seminarios web?

Los días más populares para seminarios web en 2020 fueron los martes, miércoles y jueves, siendo el martes el día más popular.

Los estudios sugieren que los días entre semana y el mediodía tienden a ser los más populares y efectivos para organizar seminarios web. 

¿Cómo involucrar a las personas en los seminarios web?

La gran mayoría de los participantes del seminario web (del 82 al 92 %) considera que la oportunidad de hacer preguntas al orador es la parte más valiosa del evento. La comunicación en vivo con el hablante debe complementarse con la capacidad de ver solo la información que le interesa al oyente en ese momento y sin referencia a tiempo. Use herramientas para la participación en vivo, como ROI4Presenter, al realizar un seminario web.

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Autor: Igor Kirillov

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Ha leído la traducción automática de este artículo. El texto original está disponible en inglés, ucraniano y ruso.

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