In la parte anterior, discutimos cómo prepararse para responder a las preguntas de la audiencia de la manera más eficiente. En esta parte, nos enfocamos en consejos prácticos para implementar durante las sesiones de preguntas y respuestas.
Asegúrese de escuchar la pregunta hasta el final.
Incluso si el espectador que hace una pregunta va más allá del formato, no lo interrumpa ni corte. Tal acción es un conflicto directo que creará una impresión desfavorable en la audiencia y es muy probable que aliene al interrogador. Es mejor, después de esperar a que finalmente se haga la pregunta, recordar una vez más a la audiencia con calma el formato y que el tiempo de la presentación es limitado.
Haga una breve pausa antes de responder una pregunta.
Esta simple regla una vez más asegurará que la pregunta se haya hecho hasta el final y demostrará que está respondiendo cuidadosamente y no expresando lo primero que le viene a la mente. Esto le dará más peso a tus palabras.
Asegúrate de entender la pregunta correctamente.
No todos los visitantes de la presentación logran formular su pregunta de manera clara, inequívoca y comprensible. No hay nada sorprendente en esto: después de todo, el espectador tiene muy poco tiempo para pensar las cosas y, de hecho, improvisa sobre la marcha. Por lo tanto, si la pregunta no está del todo clara, es mejor aclarar con el interrogador qué significan exactamente.
Al responder a una pregunta, mantenga un ritmo de discurso promedio.
Responder despacio, dibujar palabras y hacer largas pausas seguramente irritará a aquellos que esperan su turno para hacer una pregunta. Si responde con un trabalenguas, dará la impresión de que está tratando de deshacerse del interrogador lo antes posible.
Asegúrese de agradecer al autor de la pregunta y subraye su importancia.
Dedicar unas pocas palabras a explicar por qué la pregunta y su respuesta son importantes no solo agregará valor a su respuesta, sino que también hará que la persona que pregunta se sienta como coautora de la presentación. Este sentido de pertenencia aumentará en gran medida sus posibilidades de obtener una ventaja importante en el futuro.
Trate de prescindir de tópicos que no dicen nada, como: 'Gracias por la interesante pregunta'. Construcciones como estas sonarán mucho mejor: “Gracias. El tema que planteaste en tu pregunta es un foco de nuestra atención especial porque…” o “Gracias por la pregunta. Ha delineado muy claramente el problema, que se puede resolver de la siguiente manera…” Por supuesto, vale la pena considerar y ensayar tales opciones con anticipación.
Mantenga el contacto visual mientras responde la pregunta.
Esta regla, que apareció por primera vez en la era predigital, no ha perdido su relevancia en el contexto de los eventos virtuales. El hecho de que, en la mayoría de los casos, el ponente de una presentación online no vea a los interlocutores no cambia nada. Y durante la parte principal de la presentación y al responder preguntas, debe comportarse de la misma manera que cuando se comunica con una audiencia fuera de línea.
Habla mientras imaginas a la audiencia en el lugar de la pantalla de la computadora o la lente de la cámara. Durante la respuesta, no corras los ojos y no los bajes, no te distraigas ajustando algo en la mesa, bebiendo agua o similares. Tales acciones hablan de tu inseguridad, el deseo de ocultar algo o incluso engañar. Como resultado de tal comportamiento, incluso la información absolutamente confiable puede ser malinterpretada.
Sea conciso, pero no superficial.
Trate de responder lo más brevemente posible, pero no en detrimento del contenido. Una excelente manera es dar una respuesta breve y compartir un enlace a una sección de su recurso o de otro recurso donde los asistentes puedan obtener información más detallada. Si no es posible una respuesta breve, prometa dar a todos una respuesta detallada en un futuro cercano. Por ejemplo, enviándolo a través de correo electrónico.
No entres en discusiones.
Deje en claro de inmediato que una vez que responda una pregunta, pasará a la siguiente. No cambie el formato de pregunta/respuesta a “pregunta/respuesta – pregunta aclaratoria/respuesta aclaratoria, – comentario sobre respuesta/comentario sobre comentario sobre respuesta” y así sucesivamente. Si desea hablar más detalladamente, ofrézcase a hacerlo individualmente, después de la presentación.
Intenta que la respuesta sea interesante para todos los espectadores.
Al responder una pregunta, diríjase no solo al que pregunta, sino también a la audiencia en su conjunto, dejando en claro que la respuesta puede ser útil para todos los que se han reunido. Aunque esto no sea del todo cierto, debe enfatizar que esta información puede ser útil en el futuro.
Admite honestamente que no sabes la respuesta.
Las situaciones en las que el hablante no puede dar una respuesta inmediata no son nada infrecuentes. Debe tratar esto como una situación de trabajo normal, prometiendo estudiar el tema y dar una respuesta más tarde a todos en una forma conveniente para ellos: por correo electrónico, grabando un video por separado, programando una reunión en línea por separado o de otra manera.
Invite a todos a continuar la comunicación fuera de la presentación.
Se debe hacer un recordatorio apropiado tanto al comienzo de la presentación como antes del inicio del bloque de preguntas y respuestas. Esto debería salvarlo de disputas, discusiones y largos diálogos con espectadores especialmente interesados y elimina el problema de los visitantes cuyas preguntas no tiene tiempo para responder. Pero lo más importante, esta es una excelente solución para calentar conduce a un estado caliente. Obviamente, alguien que tiene algo que preguntar y quiere hablar contigo en detalle sobre el tema de la presentación ya es un buen líder.
Adjunte un formulario de comentarios al registro de la presentación.
Una forma popular de aprovechar al máximo los eventos en línea es publicar una grabación de la presentación en sus propios recursos y en los de sus socios. Para que este material le brinde la mejor oportunidad de aumentar la cantidad de clientes potenciales respondiendo preguntas, asegúrese de vincularlo con un formulario de comentarios.
La práctica muestra que el efecto de trabajar con espectadores que deciden ver una grabación puede ser aún más pronunciado que el de una transmisión en vivo. Según varios estudios estadísticos, hasta el 90% de los visitantes regulares de presentaciones en línea y seminarios web los ven al menos ocasionalmente como grabaciones; es más fácil encontrar una "ventana" para esto en su agenda. En términos de captación de clientes potenciales, dejar sus preguntas sin respuesta es un verdadero desperdicio.
Por supuesto, recomendamos usando Pitch Avatar para este propósito, un servicio con el sistema de feedback más flexible y avanzado.
Resumamos:
Siguiendo las pautas anteriores, podrá conservar la iniciativa incluso en el rol pasivo de responder preguntas controlando una de las partes clave de la presentación. Esto permitirá, por un lado, mantener y mejorar la impresión general favorable del evento y, por otro lado, aumentar el número de contactos cálidos y calientes respondiendo preguntas y comunicándose fuera de la transmisión en vivo.
Presentaciones exitosas y altos ingresos para todos!
