El espacio de trabajo digital ha existido por un tiempo. De hecho, muchas organizaciones lo han estado utilizando para aumentar el compromiso y la productividad de los empleados. Sin embargo, el concepto se hizo realidad durante la pandemia y el confinamiento casi global subsiguiente.
Si bien el trabajo remoto se ha convertido más en una norma que en una excepción en nuestro mundo posterior a la pandemia, la pandemia por sí sola no marcó el comienzo de una nueva era. Las muchas tecnologías nuevas y emergentes disponibles en la actualidad han revolucionado el lugar de trabajo corporativo tal como lo conocemos.
Las empresas se han transformado sin precedentes a medida que las innovaciones tecnológicas han redefinido fundamentalmente la forma en que trabajamos. La nube, por ejemplo, ha brindado a los empleados una movilidad sin precedentes, al mismo tiempo que ha forjado estructuras de gestión radicalmente nuevas. El panorama cambia constantemente y las empresas que no forman parte de esta revolución digital corren el riesgo de quedar obsoletas.
El lugar de trabajo digital es la forma ideal de mantenerse al día con las numerosas herramientas tecnológicas que ayudan a aumentar la eficiencia de los empleados. Examinemos rápidamente las prácticas clave que podrían ayudarlo a optimizar su espacio de trabajo.
Marco de colaboración
Trabajar juntos es el elemento más crítico de cualquier equipo bien unido. Después de todo, es difícil hacer algo sin una colaboración fluida, pero ¿cómo colaborar en un espacio digital? No hay reuniones improvisadas alrededor de la máquina de café ni largas sesiones de intercambio de ideas en el cubículo.
Aquí, las herramientas y prácticas claramente definidas asegurarán el flujo de ideas e información. Ayudarán a los empleados a compartir información y comunicarse entre sí, incluso mientras documentan ideas y resuelven problemas. En última instancia, su empresa debe crear SOP funcionales que optimicen la eficiencia del flujo de trabajo y ayuden a satisfacer sus necesidades comerciales.
Crear un circuito de retroalimentación funcional
Complicar la vida de tu plantilla no soluciona nada. Por el contrario, simplemente hace que la organización sea ineficiente y desmotiva a los empleados. Es por eso que necesitará un mecanismo para recopilar comentarios de su fuerza laboral continuamente. Además de permitir que los empleados sean escuchados, también lo ayudará a descartar procesos poco prácticos en el lugar de trabajo y afinar los que funcionan.
Crear políticas viables
Los lugares de trabajo digitales se benefician enormemente de las políticas diseñadas para optimizar el flujo de trabajo, por ejemplo, pautas para realizar reuniones virtuales, código de vestimenta, horas mínimas y máximas en línea, etc. Las políticas vigentes para regular el espacio digital eliminarían las conjeturas y aumentarían la productividad.
Es crucial mantener la independencia de los empleados para garantizar una mejor creatividad. En última instancia, tendría que caminar por una línea muy fina entre las políticas organizacionales y el margen de maniobra permitido a su fuerza laboral.
Implementar herramientas ágiles
Todos los lugares de trabajo digitales son tan buenos como las herramientas adecuadas utilizadas para permitir la productividad y la colaboración. Las herramientas incorrectas no solo afectarán la productividad, sino que también pueden causar estragos, especialmente si los protocolos de seguridad débiles permiten que los piratas informáticos tomen el control.
Una empresa necesitaría las siguientes herramientas para ayudar a garantizar un lugar de trabajo más productivo:
Herramientas de comunicación
La buena comunicación es un requisito previo absoluto para el éxito de cualquier comunidad. Los empleados utilizarán estas herramientas de comunicación diariamente, afectando directamente el éxito de sus esfuerzos conjuntos.
Las plataformas de comunicación digital se diferencian de los correos electrónicos convencionales en que centralizan la información. Además, los mensajes son editables y se pueden editar en tiempo real según los requisitos del proyecto.
Existen herramientas de comunicación como Slack y MS Teams para crear grupos de trabajo dedicados. Los gerentes también pueden verificar el progreso en lugar de esperar un correo electrónico de los miembros individuales del equipo.
Finalmente, las herramientas colaborativas pueden ayudar a los equipos a preparar proyectos en grupo. De esta manera, todos están en la misma página y saben lo que se debe hacer. El uso de Trello, por ejemplo, permitirá a los miembros del equipo colocar tareas en el tablero y seleccionar los proyectos que deseen.
Estas herramientas colaborativas ayudan a todo el equipo a contribuir al dar retroalimentación, proponer soluciones y responder preguntas de inmediato. En última instancia, esto lleva a un mejor compromiso de los miembros del equipo, ayudándolos a lograr sus objetivos individuales y colectivos.
Almacenamiento en la nube
Estas soluciones son ideales para las empresas que buscan escalar sus sistemas de gestión de la información. No hay requisitos de hardware y es posible aumentar la capacidad a pedido. Estos sistemas son accesibles globalmente; puede iniciar sesión en ellos en cualquier momento y en cualquier lugar. Estos grandes sistemas de almacenamiento hacen que la accesibilidad regional sea cosa del pasado, ya que no requieren una oficina física.
Cada miembro del equipo con acceso a la nube puede almacenar y recuperar cantidades masivas de datos a voluntad. De hecho, el auge del trabajo remoto ha llevado a una mayor dependencia de las soluciones de almacenamiento en la nube, y ahora se consideran indispensables para quienes deben mantener siempre las actividades comerciales.
Finalmente, el almacenamiento en la nube libera las estaciones de trabajo de los empleados (tanto en el sitio como remotas) de la necesidad de almacenar datos en sistemas individuales.
Combatir las amenazas al espacio de trabajo digital
Si bien ofrecen múltiples ventajas, los lugares de trabajo digitales son particularmente vulnerables al flagelo de los virus de software como troyanos, ransomware y otros programas maliciosos.
El ransomware es una amenaza peligrosa para un espacio de trabajo de este tipo. Este virus puede apoderarse rápidamente de los sistemas informáticos corporativos y bloquearlos. Si la empresa se niega a pagar el rescate a tiempo, el ransomware puede destruir todos los datos.
Aparte de eso, los piratas informáticos también pueden apoderarse de las contraseñas y los detalles de inicio de sesión y cambiar el funcionamiento de los programas. Incluso pueden rastrear todo lo que escribe en un teclado. Esta información críticamente sensible podría usarse para robar datos confidenciales y causar mucho daño. Es por eso que es esencial utilizar el mejor software antivirus.
Los programas antimalware confiables ayudarán a proteger su espacio de trabajo digital de la mayoría de los elementos sin escrúpulos. El mejor software antivirus disponible hoy definitivamente ayudaría a mantener sus sistemas en línea seguros y completamente funcionales.
Conclusión:
La optimización del lugar de trabajo digital puede mejorar significativamente la productividad, la colaboración y la satisfacción de los empleados. La clave es identificar los puntos débiles y las ineficiencias de su sistema actual y utilizar la tecnología y las herramientas más recientes para solucionarlos. Es importante recordar que optimizar el lugar de trabajo digital no es un evento de una sola vez, sino un proceso continuo que requiere una evaluación y un ajuste regulares.
En el panorama digital actual que cambia rápidamente, las empresas que no logran optimizar su lugar de trabajo digital corren el riesgo de quedarse atrás de sus competidores. Al adoptar la transformación digital y priorizar las necesidades de sus empleados, las empresas pueden crear una fuerza laboral más ágil, productiva y resistente que esté mejor equipada para tener éxito en los próximos años.
