Las personas se conectan a Internet: cómo las reuniones virtuales están transformando la comunicación comercial y personal

En los últimos dos años, la demanda de reuniones virtuales en el mundo ha crecido muchas veces. Y contrariamente a los temores de muchos, los negocios solo se beneficiaron de esto, como lo demuestran los datos de muchos estudios.

 

El más importante:

 
  • En 2020, en comparación con 2019, el número de reuniones personales en línea aumentó un 1,230 % y las reuniones grupales un 613 %.

  • Las reuniones en línea representaron el 42% de todas las reuniones en 2020, pero están creciendo rápidamente.

  • Casi 65% de las empresas en el Reino Unido informaron una mayor productividad debido a que sus empleados trabajan total o parcialmente de forma remota.

  • El 70% de las empresas de los países desarrollados tienen planes a largo plazo para implementar y desarrollar el concepto de trabajo remoto.

  • Las reuniones de grupo suelen durar unos 60 minutos, las reuniones personales duran entre la mitad y la cuarta parte de esa duración.

  • Más del 46% de todas las reuniones remotas en 2020 fueron entre empleados dentro de una empresa.

  • 65% de las empresas que representan a diferentes países y sectores de la economía informaron que no perdieron un solo cliente después de cambiar a un formato de trabajo en línea.

  • Solo el 32% de las empresas cree que las reuniones cara a cara son más importantes que la comunicación en línea.

  • En 2019, menos del 50% de todas las reuniones en línea se realizaron a través de un teléfono móvil, en 2020 esta cifra superó el 60%.

 

A la gente le encanta conocer. La comunicación y la interacción social es uno de los factores fundamentales en el desarrollo humano, sin mencionar que la comunicación efectiva, tanto dentro del equipo como con socios externos, es el factor más importante en el desarrollo de cualquier negocio. De año en año, la comunicación crece más y más. Según Harvard Business Review, el tiempo promedio que los empleados pasan mensualmente en reuniones comerciales (y no comerciales) ha aumentado de 31.4 horas a principios de la década de 1960 a 72.3 horas en 2020. Aquí, el cambio en el paradigma comercial general jugó un papel importante. . Entonces, si hace 50-60 años el sector operativo desempeñó un papel clave con un número predominante de especialidades laborales (para las cuales las reuniones no son tan importantes), entonces, en algún lugar a fines de los 80, comenzó un rápido "flujo" de empleados, condicionalmente, desde los pisos de fábrica hasta las oficinas.

 

El trabajo de oficina, por definición, implica numerosas reuniones de negocios, tanto internas como externas. Pero, por la razón que sea, el resultado es obvio: el volumen de comunicación está creciendo. La pandemia de COVID-19 no afectó este proceso global, sin embargo, condujo a un cambio en el enfoque mismo de la comunicación: las reuniones personales y físicas la mayoría de las veces cambiaron a un formato en línea, y esta situación parece estar arreglada por mucho tiempo. En cualquier caso, una serie de estudios muestran que el trabajo a distancia, en presencia de herramientas informáticas modernas, se adapta a todos, tanto a los empleadores como a los empleados.

 
Trabajo remoto
 
Estas son tendencias generales, pero ¿cuáles son los detalles? ¿Cómo ha cambiado el enfoque para organizar la comunicación en línea debido a la pandemia? ¿Y cuáles serán las consecuencias a largo plazo de los procesos actuales? Las respuestas a estas preguntas fueron proporcionadas, en particular, por Doodle, que realizó un estudio a gran escala sobre este tema, que resultó en el informe temático State of Meetings 2021. El análisis se basó en datos de más de 30 millones de reuniones celebradas en todo el mundo durante el período del 1 de enero al 31 de diciembre de 2020. El versión completa del documento está disponible en el sitio web de la empresa, y aquí consideraremos los puntos más interesantes del estudio. Tenga en cuenta que el informe se basa en datos sobre la situación en los EE. UU., el Reino Unido, Alemania y otros países económicamente desarrollados. Pero, dado que son ellos quienes marcan las tendencias tecnológicas y de mercado a nivel mundial, los datos serán bastante relevantes para casi todas las regiones, al menos en el Hemisferio Occidental.
 

La demanda de reuniones virtuales está en aumento

 

Durante 2020, la cantidad de reuniones individuales virtuales realizadas en línea (por lo general mediante video) aumentó en un 1,230 %, y la cantidad de reuniones grupales aumentó en un 613 % en comparación con los totales de 2019. Puede parecer que los impulsores clave de un crecimiento tan impresionante fueron las restricciones de cuarentena y la transición al trabajo remoto. Pero, no se apresure a sacar conclusiones. Si comparamos, digamos, 2018 y 2019 (cuando la pandemia aún no había tenido un impacto global en los procesos de negocios), resulta que el aumento promedio de reuniones virtuales llegó al 600%. A pesar de todas las restricciones, incluso en 2020, el formato en línea representó solo el 42% de todas las reuniones. La pandemia se ha convertido en un catalizador del proceso de cambio de paradigma de la comunicación empresarial, mientras que los cambios aún no se están dando tan rápido como parece.

 
Creciente demanda de reuniones virtuales
 
Una de las consecuencias importantes de la creciente demanda de comunicación remota es que la mayoría de las empresas han aumentado significativamente sus esfuerzos para modernizar sus infraestructuras digitales en todos los niveles y han aumentado las inversiones en TI. Entonces, indirectamente, la pandemia de coronavirus ha empujado a las organizaciones de todo el mundo a innovar. Aunque la pandemia ha puesto a muchas empresas en posiciones difíciles, la mayoría todavía cree que en las condiciones actuales vale la pena aumentar, no reducir, el gasto en tecnología.
 

Las organizaciones básicamente han reconstruido sus infraestructuras de TI, pero ahora necesitan mantenimiento, desarrollo, seguridad cibernética, etc. Además, para muchas empresas, el declive de 2020 fue reemplazado por un crecimiento comercial en 2021. Como resultado, hubo una escasez aguda de personal calificado. Según un Informe de investigación de IDG, en tal situación, hasta el 75% de las organizaciones recurrieron a las reservas internas y planearon mejorar la eficiencia de los empleados existentes. El método aquí es la automatización de varios procesos comerciales, incluidas las ventas, la interacción con el cliente, etc. Mediante el uso de herramientas modernas en línea, un empleado, por ejemplo, en el departamento de ventas puede cubrir una capa mucho más grande de clientes potenciales y existentes sin pérdida de eficiencia, y también puede recibir capacitación sobre nuevos productos mucho más rápido.

 

Los temores de que el formato de trabajo remoto reduzca la productividad de los empleados obviamente no se han materializado. Considere que, según la Oficina Nacional de Estadísticas del Reino Unido, en algunos momentos de 2020, solo el 37% de las personas en el país fue a trabajar debido a las restricciones de cuarentena. Según el Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), sobre 65% de las empresas informaron un aumento en la productividad de los empleados que trabajan total o parcialmente de forma remota. Esta situación está empujando a los empleadores a desarrollar y apoyar este formato, lo que conducirá a un aumento adicional en la cantidad de reuniones virtuales. Una situación aún más reveladora se observó en Alemania, donde según el informe de Deloitte, el 70% de las empresas ya tienen planes a largo plazo para implementar y desarrollar el concepto de trabajo remoto. Se están observando tendencias similares en otros países desarrollados de Europa.

 

Anatomía de las reuniones virtuales

 

Según la investigación de Doodle, en 2020 el formato de reunión grupal más popular incluía un promedio de cinco personas por reunión (en Europa occidental, más personas asistieron a las reuniones, entre 8 y 10 en promedio). La situación se mantuvo prácticamente sin cambios en comparación con 2019. Sin embargo, la mayoría de las reuniones grupales duraron aproximadamente una hora.

 

En términos de comunicación virtual uno a uno, la cantidad de reuniones de este tipo durante la pandemia ha crecido significativamente más rápido que la cantidad de reuniones grupales. Esto es bastante obvio, dado que, en la mayoría de los casos, los encuentros personales ocurren espontáneamente. Si antes era posible acercarse a un colega en la oficina para discutir temas actuales, ahora, a menudo, la única forma de comunicarse es llamarlo por Zoom, Teams, Cisco Meetings, etc.

 
Anatomía de las reuniones virtuales
 
En la mayoría de los casos, las reuniones 1:1 duran unos 30 minutos, pero en 2020, la cantidad de videollamadas breves de hasta 15 minutos aumentó significativamente, en un 10.8 %. En realidad, esta tendencia tiene una base completamente científica: según varios estudios, en promedio, una persona puede soportar solo 10-18 minutos de concentración, después de lo cual hay una disminución de la percepción y cada minuto de comunicación se vuelve cada vez menos efectivo. El límite crítico es de media hora. Además, la gran mayoría de las personas simplemente pretenden participar en la conversación. En una reunión de grupo, la concentración dura más, ya que la atención cambia entre los participantes de la reunión.
 
Las reuniones de 15 min aumentaron en más del 10 %
 
También se observa que más del 46%, o casi la mitad, de todas las reuniones remotas en 2020 tuvieron lugar entre empleados dentro de la misma empresa, lo que demuestra el poderoso papel de las herramientas de comunicación virtual en los procesos comerciales internos.
 

Otra tendencia interesante, aunque obvia, en 2020 ha sido un aumento espectacular (en un 78 %) en la cantidad de grandes reuniones en línea, con una cantidad de participantes de hasta mil personas o más. En la mayoría de los casos, estamos hablando de reuniones de protocolo y juntas de accionistas, cuya frecuencia está regulada por ley. En la mayoría de los países, las grandes empresas están obligadas a celebrar juntas de accionistas al menos una vez al año. La pandemia de COVID-19 y las restricciones de cuarentena global han convertido este procedimiento en una prueba real. Pero el uso de plataformas en la nube para la comunicación remota ha resuelto este problema.

 

Las ventas van en línea

 

Durante años, se ha creído ampliamente que no poder acercarse a un cliente es una receta para disminuir las ventas. La confianza en esta creencia era tan alta que pocos intentaron seriamente este enfoque. Pero la pandemia ha dado a las empresas una difícil elección: conectarse en línea tanto como sea posible o abandonar el mercado por completo. La mayoría optó por la primera opción, y resultó que muchos temores anteriores no tenían fundamento. Una encuesta Doodle de 2020 mostró que 65% de los encuestados que representan a diferentes países y sectores de la economía afirmaron que no habían perdido un solo cliente, y el 30% de los encuestados informaron que era menos probable que los clientes cancelaran las reuniones virtuales, en comparación con sus contrapartes cara a cara.

 

Así lo confirma una investigación de la consultora McKinsey, que compara las ventas tradicionales y digitales. Antes de la pandemia de COVID-19, el 52 % de los encuestados creía que los métodos clásicos, como las reuniones presenciales, eran más importantes que la comunicación en línea, pero a fines de 2020, solo el 32 % seguía siéndolo. Este es un cambio muy significativo en la percepción, considerando el corto período de tiempo en el que ha tenido lugar.

 

Problemas de percepción

 

Puede parecer que el uso generalizado de soluciones de comunicación remota y la transición al trabajo remoto solo trae ventajas, pero esto, lamentablemente, no es del todo cierto. También hay algunas deficiencias. Uno de los problemas clave es que no todos los empleados, especialmente los mayores de 50 años, dominan todas las herramientas y habilidades de la comunicación digital. Esto reduce un poco la productividad general de la empresa. Aunque, claro, la adaptación es cuestión de tiempo.

 

Más grave es otro problema, que incluso recibió el nombre original de Zoom Fatigue. Ocurre porque la comunicación en línea, incluso con video de alta calidad, no es el equivalente completo de las reuniones cara a cara. En la vida real, el cerebro humano recibe una parte importante de su información sobre el interlocutor a partir de señales no verbales, mientras que cuando la comunicación se realiza en una plataforma como Zoom o MS Meetings, el número de dichas señales es muy limitado, ya que una persona ve sólo la cara del interlocutor.

 

Como señala la analista de comportamiento Laura Dudley, Zoom Fatigue es causado por el exceso de trabajo de nuestros cerebros para compensar la falta de señales no verbales en las que normalmente confiamos cuando hablamos cara a cara. En 2020, el fenómeno Zoom Fatigue ha crecido exponencialmente. También puede agregar la incapacidad para concentrarse en el trabajo mientras está en casa (especialmente con niños pequeños), de lo que se quejan muchas personas que trabajan desde su propio apartamento. Según Harvard Business, los teletrabajadores que viven solos se sienten cada vez más alejados de otros colegas. A distancia, sin comunicación personal, crece su sensación de aislamiento.

 

Todavía no está completamente claro qué hacer con todos estos problemas potenciales, pero debe hacerse, porque nos estamos acercando al agotamiento profesional a escala mundial. Por el momento, es óptimo introducir un enfoque híbrido a la estructura de trabajo en las organizaciones, combinando modos remotos y de oficina.

 

También vale la pena señalar que las reuniones virtuales (especialmente grupales) requieren un enfoque más cuidadoso de la planificación, ya que los empleados de la misma empresa pueden trabajar, por ejemplo, en varias zonas horarias.

 

El futuro está en la movilidad

 

Si hablamos de pronósticos a largo plazo, a medida que avancemos, se realizarán más reuniones en línea. Esto se aplica no solo a las reuniones de negocios dentro de una empresa, sino también al trabajo con clientes, así como a las entrevistas en el momento de la contratación. El formato de la reunión en sí mismo reduce el tiempo empleado. Cada vez hay más pruebas de que las reuniones cortas son más productivas y ayudan a reducir la probabilidad de agotamiento de los empleados.

 
El futuro está en la movilidad
 
Si bien la mayoría de las personas aún trabaja desde una computadora de escritorio o portátil, la cantidad de tareas realizadas con dispositivos móviles está creciendo. Entonces, según Doodle, en 2019 menos del 50% de todas las reuniones en línea se llevaron a cabo en condiciones en las que uno o más participantes se conectaron mediante un teléfono móvil. Pero, para 2020, esta cifra había superado el 60%. El uso de tabletas también aumentó del 12.6% al 17%. La participación de la PC como terminal de reunión en línea en 2019-2020 ha ido disminuyendo gradualmente.
 

Después del impacto inicial causado por la necesidad de hacer la transición a un nuevo formato de trabajo, la mayoría de las organizaciones ya se han adaptado a la transformación y ahora buscan formatos y métodos óptimos para resolver las dificultades potenciales y reales, tanto tecnológicas como organizativas. Así pues, todavía queda mucho trabajo por hacer, aunque no se espera un cambio radical en las tendencias actuales.

 

-

Autor: Igor Kirillov

Humano llegando a un robot dentro de un teléfono
Ha leído la traducción automática de este artículo. El texto original está disponible en inglés, ucraniano y ruso.

Mas para explorar

¿Te gusta este artículo?

¡Suscríbase a nuestras actualizaciones para ser el primero en conocer nuestras nuevas publicaciones!

¿Quiere mantenerse actualizado con las últimas noticias y artículos interesantes de nuestro blog?

¡Suscríbase a nuestras actualizaciones para ser el primero en conocer nuestras nuevas publicaciones!