Cyfrowe miejsce pracy istnieje już od jakiegoś czasu. W rzeczywistości wiele organizacji używa go do zwiększania zaangażowania i produktywności pracowników. Jednak koncepcja sprawdziła się podczas pandemii i związanej z nią niemal globalnej blokady.
Podczas gdy praca zdalna stała się bardziej normą niż wyjątkiem w naszym postpandemicznym świecie, sama pandemia nie zapoczątkowała nowej ery. Wiele nowych i powstających obecnie technologii zrewolucjonizowało korporacyjne miejsce pracy, jakie znamy.
Firmy przeszły bezprecedensową transformację, ponieważ innowacje technologiczne zasadniczo przedefiniowały sposób, w jaki pracujemy. Na przykład chmura zapewniła pracownikom bezprecedensową mobilność, a jednocześnie stworzyła radykalnie nowe struktury zarządzania. Krajobraz ciągle się zmienia, a firmy, które nie biorą udziału w tej rewolucji cyfrowej, ryzykują, że staną się przestarzałe.
Cyfrowe miejsce pracy to idealny sposób na nadążanie za wieloma narzędziami technologicznymi, które pomagają zwiększyć wydajność pracowników. Przyjrzyjmy się szybko kluczowym praktykom, które mogą pomóc w optymalizacji miejsca pracy.
Ramy współpracy
Wspólna praca jest najważniejszym elementem każdego zgranego zespołu. W końcu trudno jest cokolwiek zrobić bez płynnej współpracy – ale jak współpracować w przestrzeni cyfrowej? Nie ma spontanicznych spotkań przy ekspresie do kawy ani długich sesji burzy mózgów w boksie.
Tutaj jasno określone narzędzia i praktyki zapewnią przepływ pomysłów i informacji. Pomogą pracownikom dzielić się informacjami i kontaktować się ze sobą, nawet gdy dokumentują pomysły i rozwiązują problemy. Ostatecznie Twoja firma musi stworzyć funkcjonalne SPO, które zoptymalizują wydajność przepływu pracy i pomogą spełnić Twoje potrzeby biznesowe.
Stwórz funkcjonalną pętlę sprzężenia zwrotnego
Komplikowanie życia pracowników niczego nie rozwiązuje. Wręcz przeciwnie, po prostu czyni organizację nieefektywną i demotywuje pracowników. Dlatego będziesz potrzebować mechanizmu do ciągłego zbierania informacji zwrotnych od pracowników. Oprócz umożliwienia pracownikom bycia wysłuchanym, pomoże również odrzucić niepraktyczne procesy w miejscu pracy i dopracować te, które działają.
Twórz praktyczne zasady
Cyfrowe miejsca pracy odnoszą ogromne korzyści z zasad mających na celu usprawnienie przepływu pracy — na przykład wytyczne dotyczące prowadzenia wirtualnych spotkań, zasady ubioru, minimalne i maksymalne godziny pracy online itp. Zasady regulujące przestrzeń cyfrową wyeliminowałyby domysły i zwiększyły produktywność.
Kluczowe znaczenie ma zachowanie niezależności pracowników, aby zapewnić lepszą kreatywność. Ostatecznie musiałbyś zachować cienką granicę między polityką organizacyjną a swobodą przewidzianą dla pracowników.
Wdrażaj zwinne narzędzia
Wszystkie cyfrowe miejsca pracy są tak dobre, jak odpowiednie narzędzia umożliwiające produktywność i współpracę. Niewłaściwe narzędzia nie tylko osłabią produktywność, ale mogą również potencjalnie siać spustoszenie – zwłaszcza jeśli słabe protokoły bezpieczeństwa pozwalają hakerom przejąć kontrolę.
Aby zapewnić bardziej produktywne miejsce pracy, firma potrzebuje następujących narzędzi:
Narzędzia komunikacyjne
Dobra komunikacja jest absolutnym warunkiem sukcesu każdej społeczności. Pracownicy będą codziennie korzystać z tych narzędzi komunikacji, co bezpośrednio wpłynie na powodzenie ich wspólnych przedsięwzięć.
Cyfrowe platformy komunikacyjne różnią się od konwencjonalnych e-maili, ponieważ centralizują informacje. Ponadto wiadomości są edytowalne i mogą być edytowane w czasie rzeczywistym zgodnie z wymaganiami projektu.
Istnieją narzędzia komunikacyjne, takie jak Slack i MS Teams, do tworzenia dedykowanych grup roboczych. Menedżerowie mogą również sprawdzać postępy zamiast czekać na e-maile od poszczególnych członków zespołu.
Wreszcie narzędzia do współpracy mogą pomóc zespołom w przygotowywaniu projektów jako grupa. W ten sposób wszyscy są na tej samej stronie i wiedzą, co należy zrobić. Na przykład korzystanie z Trello umożliwi członkom zespołu umieszczanie zadań na tablicy i wybieranie projektów, które chcą.
Takie narzędzia do współpracy pomagają całemu zespołowi wnieść swój wkład poprzez przekazywanie opinii, proponowanie rozwiązań i natychmiastowe odpowiadanie na pytania. Ostatecznie prowadzi to do większego zaangażowania członków zespołu, pomagając im w osiąganiu indywidualnych i zbiorowych celów.
cloud Storage
Takie rozwiązania są idealne dla firm, które chcą skalować swoje systemy zarządzania informacjami. Nie ma wymagań sprzętowych i istnieje możliwość zwiększenia pojemności na żądanie. Systemy te są dostępne na całym świecie; możesz się do nich zalogować w dowolnym miejscu i czasie. Tak rozległe systemy pamięci masowej sprawiają, że regionalna dostępność należy już do przeszłości, ponieważ nie wymagają fizycznego biura.
Ogromne ilości danych mogą być przechowywane i pobierane do woli przez każdego członka zespołu z dostępem do chmury. W rzeczywistości rozwój pracy zdalnej doprowadził do coraz większego polegania na rozwiązaniach do przechowywania w chmurze, które są obecnie uważane za niezbędne dla tych, którzy muszą zawsze prowadzić działalność biznesową.
Wreszcie przechowywanie w chmurze uwalnia stacje robocze pracowników (zarówno stacjonarne, jak i zdalne) od konieczności przechowywania danych w poszczególnych systemach.
Zwalczanie zagrożeń dla cyfrowej przestrzeni roboczej
Oferując wiele korzyści, cyfrowe miejsca pracy są jednak szczególnie narażone na plagę wirusów programowych, takich jak trojany, oprogramowanie ransomware i inne złośliwe oprogramowanie.
Ransomware jest niebezpiecznym zagrożeniem dla takiego obszaru roboczego. Wirus ten może szybko przejąć korporacyjne systemy informatyczne i zablokować je. Jeśli firma odmówi zapłacenia okupu na czas, oprogramowanie ransomware może zniszczyć wszystkie dane.
Oprócz tego hakerzy mogą również przejmować hasła i dane logowania oraz zmieniać sposób działania programów. Mogą nawet śledzić wszystko, co wpisujesz na klawiaturze. Te krytycznie wrażliwe informacje mogą zostać wykorzystane do kradzieży poufnych danych i wyrządzenia wielu szkód. Dlatego konieczne jest korzystanie z najlepszego oprogramowania antywirusowego.
Niezawodne programy chroniące przed złośliwym oprogramowaniem pomogą chronić Twoje cyfrowe miejsce pracy przed najbardziej pozbawionymi skrupułów elementami. The najlepsze oprogramowanie antywirusowe dostępnych dzisiaj z pewnością pomogłoby zapewnić bezpieczeństwo i pełną funkcjonalność systemów online.
Wnioski:
Optymalizacja cyfrowego miejsca pracy może znacznie poprawić produktywność, współpracę i zadowolenie pracowników. Kluczem jest zidentyfikowanie punktów bólu i nieefektywności obecnego systemu oraz wykorzystanie najnowszych technologii i narzędzi do ich rozwiązania. Należy pamiętać, że optymalizacja cyfrowego miejsca pracy nie jest jednorazowym wydarzeniem, ale ciągłym procesem, który wymaga regularnej oceny i dostosowywania.
W dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku cyfrowym firmy, które nie zoptymalizują swojego cyfrowego miejsca pracy, ryzykują, że pozostaną w tyle za konkurencją. Przyjmując transformację cyfrową i priorytetowo traktując potrzeby swoich pracowników, firmy mogą stworzyć bardziej zwinną, produktywną i odporną siłę roboczą, która jest lepiej przygotowana do odniesienia sukcesu w nadchodzących latach.
