Ludzie korzystają z Internetu — jak wirtualne spotkania zmieniają komunikację biznesową i osobistą

W ciągu ostatnich dwóch lat zapotrzebowanie na wirtualne spotkania na świecie wzrosło wielokrotnie. I wbrew obawom wielu, biznes tylko na tym skorzystał, o czym świadczą dane z wielu badań.

 

Najważniejsze:

 
  • W 2020 roku w porównaniu do 2019 roku liczba osobistych spotkań online wzrosła o 1,230%, a spotkań grupowych o 613%.

  • Spotkania online stanowiły 42% wszystkich spotkań w 2020 roku, ale szybko rosną.

  • Prawie 65% firm w Wielkiej Brytanii odnotowało zwiększoną produktywność swoich pracowników pracujących w całości lub częściowo zdalnie.

  • 70% firm w krajach rozwiniętych ma długoterminowe plany wdrożenia i rozwoju koncepcji pracy zdalnej.

  • Spotkania grupowe trwają najczęściej około 60 minut, spotkania osobiste trwają od połowy do jednej czwartej tego czasu.

  • Ponad 46% wszystkich zdalnych spotkań w 2020 roku odbywało się między pracownikami wewnątrz firmy.

  • 65% firm reprezentujących różne kraje i sektory gospodarki podało, że nie straciło ani jednego klienta po przejściu na format pracy online.

  • Tylko 32% firm uważa, że ​​spotkania twarzą w twarz są ważniejsze niż komunikacja online.

  • W 2019 roku mniej niż 50% wszystkich spotkań online odbywało się za pomocą telefonu komórkowego, w 2020 roku odsetek ten przekroczył 60%.

 

Ludzie lubią się spotykać. Komunikacja i interakcja społeczna to jeden z podstawowych czynników rozwoju człowieka, nie mówiąc już o tym, że skuteczna komunikacja, zarówno wewnątrz zespołu, jak iz partnerami zewnętrznymi, jest najważniejszym czynnikiem rozwoju każdego biznesu. Z roku na rok komunikacja rozwija się coraz bardziej. Według Harvard Business Review średni czas, jaki pracownicy spędzają miesięcznie na spotkaniach biznesowych (i niebiznesowych) wzrósł z 31.4 godziny na początku lat 1960. do 72.3 godziny w 2020 r. Tutaj istotną rolę odegrała zmiana ogólnego paradygmatu biznesowego . Tak więc, jeśli 50-60 lat temu kluczową rolę odgrywał sektor operacyjny z przeważającą liczbą specjalności roboczych (dla których spotkania nie są tak ważne), to gdzieś pod koniec lat 80. rozpoczął się szybki „przepływ” pracowników, warunkowo, od hal fabrycznych po biura.

 

Praca biurowa z definicji wiąże się z licznymi spotkaniami biznesowymi, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi. Ale z jakiegoś powodu wynik jest oczywisty – wolumen komunikacji rośnie. Pandemia COVID-19 nie wpłynęła na ten globalny proces, doprowadziła jednak do zmiany samego podejścia do komunikacji – osobiste, fizyczne spotkania najczęściej przeniosły się do formatu online i sytuacja ta wydaje się być ustalona na długi czas. W każdym razie szereg badań pokazuje, że praca zdalna, w obecności nowoczesnych narzędzi informatycznych, odpowiada każdemu – zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.

 
Praca zdalna
 
To są ogólne trendy, ale jakie są szczegóły? Jak w związku z pandemią zmieniło się podejście do organizacji komunikacji online? A jakie będą długofalowe konsekwencje obecnych procesów? Odpowiedzi na te pytania dostarczył w szczególności Doodle, który przeprowadził zakrojone na szeroką skalę badanie na ten temat, czego efektem był raport tematyczny State of Meetings 2021. Analizę oparto na danych z ponad 30 milionów spotkań, które odbyły się na całym świecie w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2020 roku. pełna wersja dokumentu jest dostępny na stronie internetowej firmy i tutaj rozważymy najciekawsze punkty badania. Należy zauważyć, że raport opiera się na danych dotyczących sytuacji w USA, Wielkiej Brytanii, Niemczech i innych krajach rozwiniętych gospodarczo. Ale biorąc pod uwagę, że to oni wyznaczają światowe trendy technologiczne i rynkowe, dane będą dość istotne dla prawie wszystkich regionów, przynajmniej na półkuli zachodniej.
 

Zapotrzebowanie na wirtualne spotkania stale rośnie

 

W 2020 r. liczba wirtualnych spotkań jeden na jednego odbywających się online (zwykle z wykorzystaniem wideo) wzrosła o 1,230%, a liczba spotkań grupowych wzrosła o 613% w porównaniu do sumy z 2019 r. Mogłoby się wydawać, że kluczowymi czynnikami tak imponującego wzrostu były ograniczenia związane z kwarantanną i przejście na pracę zdalną. Ale nie spiesz się z wnioskami. Jeśli porównamy np. rok 2018 i 2019 (kiedy pandemia nie miała jeszcze globalnego wpływu na procesy biznesowe), okazuje się, że średni wzrost wirtualnych spotkań sięgnął 600%. Mimo wszystkich ograniczeń, jeszcze w 2020 roku format online stanowił zaledwie 42% wszystkich spotkań. Pandemia stała się katalizatorem procesu zmiany paradygmatu komunikacji biznesowej, a zmiany wciąż nie następują tak szybko, jak się wydaje.

 
Rosnące zapotrzebowanie na wirtualne spotkania
 
Jedną z ważnych konsekwencji rosnącego zapotrzebowania na komunikację zdalną jest to, że większość firm znacznie zwiększyła wysiłki na rzecz modernizacji infrastruktury cyfrowej na wszystkich poziomach oraz zwiększyła inwestycje w IT. Tak więc, pośrednio, pandemia koronawirusa zmusiła organizacje na całym świecie do wprowadzania innowacji. Choć pandemia postawiła wiele firm w trudnej sytuacji, większość z nich nadal uważa, że ​​w obecnych warunkach warto zwiększać, a nie ograniczać wydatki na technologię.
 

Organizacje w zasadzie przebudowały swoją infrastrukturę IT, ale teraz trzeba ją utrzymywać, rozwijać, zabezpieczać cybernetycznie i tak dalej. Ponadto dla wielu firm spadek z 2020 r. został zastąpiony wzrostem biznesu w 2021 r. W efekcie wystąpił dotkliwy brak wykwalifikowanej kadry. według an Raport z badania IDGw takiej sytuacji aż 75% organizacji zwróciło się do wewnętrznych rezerw i planowało poprawę efektywności dotychczasowych pracowników. Metodą jest tutaj automatyzacja różnych procesów biznesowych, w tym sprzedaży, interakcji z klientem itp. Poprzez wykorzystanie nowoczesne narzędzia internetowe, pracownik np. w dziale sprzedaży może objąć znacznie większą warstwę potencjalnych i obecnych klientów bez utraty wydajności, a także może być dużo szybciej przeszkolony z nowych produktów.

 

Obawy, że forma pracy zdalnej obniży produktywność pracowników, jak widać się nie sprawdziły. Weź pod uwagę, że według brytyjskiego Urzędu Statystyk Narodowych w niektórych momentach 2020 r. tylko 37% osób w kraju poszło do pracy z powodu ograniczeń związanych z kwarantanną. Według Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), ok 65% firm odnotowało wzrost wydajności pracowników pracujących w całości lub częściowo zdalnie. Ta sytuacja zmusza pracodawców do rozwijania i wspierania tego formatu, co doprowadzi do dalszego wzrostu liczby wirtualnych spotkań. Jeszcze bardziej wymowna sytuacja miała miejsce w Niemczech, gdzie według raportu Deloitte 70% firm ma już długofalowe plany wdrożenia i rozwoju koncepcji pracy zdalnej. Podobne tendencje obserwuje się w innych rozwiniętych krajach Europy.

 

Anatomia wirtualnych spotkań

 

Według badań Doodle w 2020 roku najpopularniejszym formatem spotkań grupowych było średnio pięć osób na spotkanie (w Europie Zachodniej w spotkaniach uczestniczyło więcej osób, średnio 8-10). Sytuacja w dużej mierze nie uległa zmianie w porównaniu do 2019 r. Jednak większość spotkań grupowych trwała około godziny.

 

Jeśli chodzi o wirtualną komunikację jeden na jeden, liczba takich spotkań w czasie pandemii rosła znacznie szybciej niż liczba spotkań grupowych. Jest to dość oczywiste, biorąc pod uwagę, że w większości przypadków osobiste spotkania odbywają się spontanicznie. O ile wcześniej można było podejść do kolegi w biurze w celu omówienia bieżących spraw, teraz często jedynym sposobem na komunikację jest telefon do Zooma, Teams, Cisco Meetings itp.

 
Anatomia wirtualnych spotkań
 
Najczęściej spotkania 1:1 trwają około 30 minut, ale w 2020 roku liczba krótkich wideorozmów trwających do 15 minut znacząco wzrosła, bo o 10.8%. Tak naprawdę trend ten ma całkowicie naukowe podstawy – według różnych badań człowiek wytrzymuje średnio tylko 10-18 minut skupienia, po czym następuje spadek percepcji i każda minuta komunikacji staje się coraz mniej efektywna. Limit krytyczny to pół godziny. Co więcej, zdecydowana większość ludzi po prostu udaje, że bierze udział w rozmowie. Na spotkaniu grupowym koncentracja trwa dłużej, ponieważ uwaga przełącza się między uczestnikami spotkania.
 
15-minutowe spotkania wzrosły o ponad 10%
 
Odnotowuje się również, że ponad 46%, czyli prawie połowa wszystkich zdalnych spotkań w 2020 r. odbywała się między pracownikami tej samej firmy, co pokazuje, jak potężną rolę w wewnętrznych procesach biznesowych odgrywają narzędzia komunikacji wirtualnej.
 

Innym ciekawym, choć oczywistym trendem w 2020 r. był dramatyczny wzrost (o 78%) liczby dużych spotkań online, w których uczestniczy nawet tysiąc osób. W większości przypadków mówimy o spotkaniach protokołowanych i zgromadzeniach wspólników, których częstotliwość regulują przepisy prawa. W większości krajów duże firmy są zobowiązane do organizowania zgromadzeń akcjonariuszy co najmniej raz w roku. Pandemia COVID-19 i globalne ograniczenia związane z kwarantanną sprawiły, że ta procedura stała się prawdziwym testem. Ale wykorzystanie platform chmurowych do zdalnej komunikacji rozwiązało ten problem.

 

Sprzedaż idzie do sieci

 

Od lat powszechnie uważa się, że brak możliwości dotarcia do klienta to recepta na spadek sprzedaży. Zaufanie do tego przekonania było tak duże, że niewielu poważnie próbowało tego podejścia. Jednak pandemia postawiła firmy przed trudnym wyborem: korzystać z internetu tak często, jak to możliwe, lub całkowicie opuścić rynek. Większość wybrała pierwszą opcję i okazało się, że wiele wcześniejszych obaw było nieuzasadnionych. Pokazała to ankieta Doodle z 2020 roku 65% respondentów reprezentujących różne kraje i sektory gospodarki stwierdziło, że nie straciło ani jednego klienta, a 30% ankietowanych stwierdziło, że klienci rzadziej odwołują spotkania wirtualne niż ich odpowiednicy twarzą w twarz.

 

Potwierdzają to badania firmy konsultingowej McKinsey, porównujące sprzedaż tradycyjną i cyfrową. Przed pandemią COVID-19 52% respondentów uważało, że klasyczne metody, takie jak spotkania twarzą w twarz, są ważniejsze niż komunikacja online, ale do końca 2020 r. pozostało tak tylko 32%. Jest to bardzo znacząca zmiana w postrzeganiu, biorąc pod uwagę, jak krótkie ramy czasowe miały miejsce.

 

Problemy percepcyjne

 

Mogłoby się wydawać, że powszechne stosowanie rozwiązań do komunikacji zdalnej i przejście na pracę zdalną przynosi same korzyści, ale niestety nie jest to do końca prawdą. Są też pewne niedociągnięcia. Jednym z kluczowych problemów jest to, że nie wszyscy pracownicy, zwłaszcza ci powyżej 50 roku życia, opanowali wszystkie narzędzia i umiejętności komunikacji cyfrowej. To nieco zmniejsza ogólną produktywność firmy. Chociaż oczywiście adaptacja jest kwestią czasu.

 

Poważniejszy jest inny problem, który otrzymał nawet oryginalną nazwę Zoom Fatigue. Dzieje się tak dlatego, że komunikacja online, nawet przy użyciu wysokiej jakości wideo, nie jest pełnym odpowiednikiem spotkań twarzą w twarz. W prawdziwym życiu ludzki mózg otrzymuje znaczną część informacji o rozmówcy na podstawie sygnałów niewerbalnych, natomiast gdy komunikacja odbywa się na platformie typu Zoom czy MS Meetings, liczba takich sygnałów jest mocno ograniczona, ponieważ osoba widzi tylko twarz rozmówcy.

 

Jak zauważa analityczka behawioralna Laura Dudley, zmęczenie spowodowane zoomem jest spowodowane przepracowaniem naszych mózgów, aby zrekompensować brak sygnałów niewerbalnych, na których zwykle polegamy podczas rozmowy twarzą w twarz. W 2020 roku zjawisko Zoom Fatigue wzrosło wykładniczo. Do tego można dodać brak możliwości skupienia się na pracy podczas pobytu w domu (zwłaszcza przy małych dzieciach), na który skarży się wiele osób pracujących z własnego mieszkania. Według Harvard Business telepracownicy, którzy mieszkają samotnie, coraz częściej czują się wyobcowani od innych współpracowników. Zdalnie, bez osobistej komunikacji, ich poczucie izolacji rośnie.

 

Co zrobić z tymi wszystkimi potencjalnymi problemami, nie jest jeszcze do końca jasne, ale trzeba to zrobić, ponieważ zbliżamy się do wypalenia zawodowego w skali globalnej. W chwili obecnej optymalne jest wprowadzenie hybrydowego podejścia do struktury pracy w organizacjach, łączącego tryb zdalny i biurowy.

 

Warto również zauważyć, że spotkania wirtualne (zwłaszcza grupowe) wymagają ostrożniejszego podejścia do planowania, gdyż pracownicy tej samej firmy mogą pracować np. w kilku strefach czasowych.

 

Przyszłość leży w mobilności

 

Jeśli mówimy o prognozach długoterminowych, to w miarę postępów coraz więcej spotkań będzie odbywało się online. Dotyczy to nie tylko spotkań biznesowych w firmie, ale także pracy z klientami, a także rozmów kwalifikacyjnych podczas rekrutacji. Sam format spotkania skraca poświęcony czas. Istnieje coraz więcej dowodów na to, że krótkie spotkania są bardziej produktywne i pomagają zmniejszyć prawdopodobieństwo wypalenia zawodowego pracowników.

 
Przyszłość leży w mobilności
 
Podczas gdy większość ludzi nadal pracuje z komputera stacjonarnego lub laptopa, liczba zadań wykonywanych za pomocą urządzeń mobilnych rośnie. Tak więc, według Doodle, w 2019 roku mniej niż 50% wszystkich spotkań online odbywało się w warunkach, w których jeden lub więcej uczestników łączył się za pomocą telefonu komórkowego. Ale do 2020 roku liczba ta przekroczyła 60%. Używanie tabletów również wzrosło z 12.6% do 17%. Udział PC jako internetowego terminala do spotkań w latach 2019-2020 stopniowo spada.
 

Po początkowym szoku spowodowanym koniecznością przejścia na nowy format pracy, większość organizacji już dostosowała się do transformacji i poszukuje obecnie optymalnych formatów i metod rozwiązywania potencjalnych i rzeczywistych trudności – zarówno technologicznych, jak i organizacyjnych. Pracy jest więc jeszcze dużo, choć nie należy spodziewać się radykalnej zmiany obecnych trendów.

 

-

Autor: Igor Kiriłłow

Człowiek wyciąga rękę do robota w telefonie
Przeczytałeś tłumaczenie maszynowe tego artykułu. Oryginalny tekst jest dostępny w języku angielskim, ukraińskim i rosyjskim.

More to explore

Podoba Ci się ten artykuł?

Subskrybuj nasze aktualizacje, aby jako pierwszy dowiedzieć się o naszych nowych publikacjach!

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami i ciekawymi artykułami z naszego bloga?

Subskrybuj nasze aktualizacje, aby jako pierwszy dowiedzieć się o naszych nowych publikacjach!