Цифровое рабочее пространство это уже не новость. Многие организации используют его для повышения вовлеченности и производительности сотрудников. Тем не менее актуальность эта концепция обрела во время пандемии и последовавшего за ней глобального карантина.
Хотя удаленная работа стала скорее нормой, чем исключением в пост пандемическом мире, сама по себе пандемия не открыла новую эру. Революцию на корпоративном рабочем месте обеспечили многие новейшие технологии, доступные сегодня.
Компании претерпели беспрецедентные преобразования, поскольку технологические инновации коренным образом изменили то, как мы работаем. Облачные хранилища, например, подарили сотрудникам беспрецедентную мобильность. Технологический ландшафт постоянно меняется, и компании, не участвующие в этой цифровой революции, рискуют остаться позади.
Цифровое рабочее место — это идеальный способ не отставать технологически от конкурентов. Рассмотрим ключевые методы, которые могут помочь вам оптимизировать рабочее пространство.
Инструменты для сотрудничества
Совместная работа является наиболее важным элементом сплоченной команды. Но как добиться сплоченной работы в цифровом пространстве? Ведь тут нет никаких импровизированных совещаний у кофеварки и длительных мозговых штурмов в кабинете.
Четко определенные инструменты и методы обеспечат поток идей и информации. Они помогут сотрудникам обмениваться информацией и связываться друг с другом в процессе документации идей и решения проблем. В конечном счете, ваша компания должна создать функциональные стандартные процедуры, которые оптимизируют коллаборацию внутри рабочего процесса.
Обратная связь
Усложнение жизни вашим сотрудникам вряд ли поможет вам повысить эффективность бизнеса, это просто сделает компанию недееспособной и демотивирует сотрудников. Вот почему нужны механизмы для постоянного сбора отзывов от команды. Помимо того, что сотрудники будут чувствовать себя услышанными, это также поможет отказаться от непрактичных процессов на рабочем месте и лучше настроить те, которые работают.
Рабочие политики
Цифровые рабочие места значительно выигрывают от политик, разработанных оптимизации рабочего процесса — например, правила проведения виртуальных встреч, минимальные и максимальные часы работы онлайн. Такие правила для регулирования устраняют догадки о том, как нужно себя вести и позволяют фокусироваться на действительно нужных задачах.
При этом крайне важно сохранить независимость сотрудников, не закрывать пространство для творчества. Вам придется балансировать на тонкой грани между праивлами для одних ситуаций и свободой действий в других.
Внедрение инструментов
Цифровые места комфортны, если для них подобраны правильные инструменты. Программы, которые не подходят под цели и потребности вашего бизнеса, не только снижают производительность, но и потенциально могут нанести ущерб, учитывая, что часто в них заложены слабые протоколы безопасности.
Обеспечение эффективного рабочего пространства включает такие инструменты:
Инструменты коммуникации
Хорошая коммуникация является абсолютной предпосылкой успеха любого бизнеса. Выбирая сервис, помните, что сотрудники будут использовать его ежедневно, что напрямую повлияет на успех их совместных усилий.
Средства связи, такие как Slack и MS Teams созданы именно для совместной работы над проектами.
Благодаря им, менеджеры могут проверять прогресс продвижения по задачам, вместо того, чтобы ждать сообщения электронной почты от отдельных членов команды.
Благодаря таким сервисам, все находятся на одной странице и знают, что нужно делать. Например, использование Trello позволит членам команды размещать задачи на доске и выбирать нужные проекты для выполнения.
Инструменты совместной работы помогают всей команде вносить свой вклад, давая обратную связь, предлагая решения и мгновенно отвечать на вопросы. В конечном итоге это помогает достигать как индивидуальных, так и коллективных целей.
Облачное хранилище
Хранилища идеально подходят для компаний, стремящихся масштабировать свои системы управления информацией. Тут нет требований к оборудованию, и можно увеличить емкость по требованию. Системы доступны по всему миру; вы можете войти в них в любое время и в любом месте.
Огромные объемы данных могут храниться и извлекаться по желанию каждым членом команды, имеющим доступ к облаку. Фактически, рост удаленной работы привел к увеличению зависимости от облачных хранилищ, и теперь они считаются незаменимыми для тех, кому нужно всегда поддерживать деловую активность.
К тому же, облачное хранилище освобождает рабочие станции сотрудников (как локальные, так и удаленные) от необходимости хранить данные в личных системах.
Борьба с угрозами
Предлагая множество преимуществ, цифровые рабочие места, тем не менее, уязвимы для программных вирусов, таких как Трояны, программы-вымогатели и другие вредоносные программы.
Так, программа-вымогатель представляет собой серьезную угрозу для рабочего пространства. Этот вирус может быстро захватить корпоративные ИТ-системы и заблокировать их. Если компания откажется платить "выкуп" вовремя, программа-вымогатель может уничтожить все данные.
Кроме того, хакеры также могут получить пароли и данные для входа в систему и модифицировать работу программ. Утечка конфиденциальной информации нанесет колоссальный вред компании и ее партнерам. Вот почему важно использовать лучшее антивирусное программное обеспечение.
Надежные антивирусные программы помогут защитить ваше цифровое рабочее пространство от большинства зловредных программ. Лучшее антивирусное программное обеспечение доступное сегодня, определенно поможет сохранить ваши онлайн-сервисы в безопасности.
Вывод:
Оптимизация цифрового рабочего места может значительно повысить производительность, качество совместной работы и удовлетворенность сотрудников. Ключевым моментом является определение болевых точек и недостатков вашей текущей системы и выбор технологий и инструментов для их устранения. Важно помнить, что оптимизация цифрового рабочего места — это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс, требующий регулярной оценки и корректировки.
В сегодняшнем быстро меняющемся цифровом ландшафте компании, которые не могут оптимизировать свое цифровое рабочее место, рискуют отстать от своих конкурентов. Осуществляя цифровую трансформацию и уделяя приоритетное внимание потребностям своих сотрудников, компании могут создать более гибкую, продуктивную и устойчивую рабочую силу, которая лучше подготовлена для достижения успеха в ближайшие годы.
