Цифровий робочий простір існує вже певний час. Багато організацій використовують його для підвищення залученості та продуктивності співробітників. Однак ця широкого застосування ця концепція набула під час пандемії та подальшого глобального карантину.
Хоча віддалена робота стала радше нормою, ніж винятком у нашому постпандемічному світі, пандемія сама по собі не винайшла нову еру. Можливою революцію в корпоративному робочому просторі зробили нові технології, що з'явились в попередні роки.
Компанії зазнали безпрецедентних трансформацій, адже технологічні інновації докорінно змінили спосіб роботи. Хмарні технології, наприклад, забезпечили співробітникам незнану раніше мобільність, хоча й створили радикально нові виклики управління. Ландшафт постійно змінюється, і компанії, які не є частиною цієї цифрової революції, ризикують залишитись позаду.
Цифрове робоче місце — це ідеальний спосіб крокувати в ногу з часом з багатьма інструментами, які допомагають підвищити ефективність праці. Давайте розглянемо деякі ключові практики, які можуть допомогти оптимізувати робочий простір.
Організація співпраці
Спільна робота є найважливішим елементом будь-якої команди. Зрештою, важко зробити щось без вдалої співпраці – але як співпрацювати в цифровому просторі? Тут немає імпровізованих зустрічей біля кавоварки чи тривалих мозкових штурмів у кабінеті.
Тож чітко визначені інструменти та практики мають забезпечити потік ідей та інформації. Вони допоможуть співробітникам обмінюватися необхідним знанням та контактувати один з одним. Зрештою, ваша компанія має створити функціональні стандартні процедури комунікації, які оптимізують ефективність робочого процесу та сприятимуть розвитку вашого бізнесу.
Зворотній зв’язок
Ускладнення життя працівникам нічого не вирішить, а зробить організацію неефективною і демотивує. Щоб уникнути цього, знадобиться механізм для постійного збору відгуків від команди. Окрім того, що співробітники відчуватимуть себе почутими, це також допоможе відмовитися від непрактичних робочих процесів і налаштувати краще ті, які працюють.
Діючі політики
Цифрові робочі місця значно виграють від установки певних політик — наприклад, інструкцій щодо проведення віртуальних зустрічей, мінімальної та максимальної кількості годин онлайн тощо. Політика регулювання цифрового простору усуне здогадки та підвищить продуктивність, дозволивши сфокусуватись на реальних задачах.
Проте для збереження креативності штату вкрай важливо зберегти незалежність співробітників. Тут доведеться балансувати на тонкій межі між організаційною політикою у певних випадках та свободою дій в інших.
Інструменти, адаптовані під ваш бізнес
Комфортність цифрових робочих місць залежить від правильно обраних інструментів продуктивності та співпраці. Невдало підібрані інструменти не тільки погіршать працю, але й потенційно можуть спричинити хаос, особливо якщо в них наявні слабкі протоколи безпеки.
До інструментів, що оптимізують віртуальний робочий простір належать:
Комунікація
Вдала комунікація є запорукою успіху будь-якої спільноти. Співробітники використовуватимуть інструменти зв'язку щодня, а отже вибрані сервіси безпосередньо впливатимуть на успіх всіх командних починань.
Цифрові комунікаційні платформи відрізняються від звичайного листування електронною поштою, оскільки вони централізують інформацію. Крім того, повідомлення такі можна редагувати в режимі реального часу.
До таких інструментів належать Slack і MS Teams, в яких передбачено створення спеціальних робочих груп. Менеджери також можуть перевіряти прогрес проєкту замість того, щоб чекати електронного листа від окремих членів команди.
Завдяки цим сервісами усі знаходяться на одній сторінці та знають, що потрібно зробити. Використання Trello, наприклад, дозволяє членам команди розміщувати завдання на дошці та вибирати проєкти, над якими вони працюють.
Такі інструменти спільної роботи допомагають усій команді робити свій внесок, надавати відгуки, пропонувати рішення та миттєво відповідати на запитання. Зрештою, це сприяє кращому залученню членів команди, допомагаючи їм досягати індивідуальних і колективних цілей.
Хмарні сховища
Такі сховища ідеальні для компаній, які прагнуть масштабувати свої системи управління інформацією: немає вимог до апаратного забезпечення, і є можливість збільшити місткість за бажанням. Ці системи є глобально доступними; ви можете увійти до них будь-коли та будь-де. Такі великі системи зберігання роблять регіональну присутність у минулому, оскільки для них не потрібен фізичний офіс.
Кожен член команди, що має доступ до хмари, може зберігати та отримувати величезні обсяги даних за бажанням. Зростання віддаленої роботи призвело до збільшення покладання на хмарні рішення для зберігання даних, і тепер вони вважаються незамінними для тих, хто хоче утримати свій бізнес на плаву.
Нарешті, хмарне сховище звільняє робочі станції співробітників (як локальні, так і віддалені) від необхідності зберігати дані у власних сховищах.
Боротьба із загрозами в цифровому робочому просторі
Озвучуючи численні переваги віддалених робочих місць, варто також пам'ятати про вразливі місця такої роботи - віруси, програми-вимагачі та інші зловмисні програми.
Програмні вимагачі, наприклад, є великою загрозою для такого робочого середовища. Подібний вірус може швидко заволодіти корпоративними ІТ-системами та заблокувати їх. Якщо компанія відмовляється платити "викуп" вчасно, програма-вимагач може знищити всі дані.
Крім того, хакери також можуть заволодіти паролями та даними для входу та модифікувати роботу програм. Викрадену конфіденційну інформацію вони використовуватимуть або для шантажу, або для зливу даних у мережу. Тому важливо використовувати найкраще антивірусне програмне забезпечення.
Надійні програми захисту від шкідливих програм допоможуть захистити ваш цифровий робочий простір від більшості зловмисних елементів. Найкраще антивірусне програмне забезпечення, що доступне на сьогодні, безумовно, допоможе зберегти ваші онлайн-системи у безпеці та повністю функціональними.
Висновок:
Оптимізація цифрового робочого місця значно підвищить продуктивність, рівень співпраці та задоволеність працівників. Головне – визначити проблемні точки та неефективність вашої поточної системи та зрозуміти, які технології та інструменти підійдуть для їх усунення. Важливо пам’ятати, що оптимізація цифрового робочого місця – це не одноразова подія, а постійний процес, який потребує регулярної оцінки та коригування.
У сучасному цифровому ландшафті, який швидко змінюється, компанії, які не оптимізують своє цифрове робоче місце, ризикують відстати від своїх конкурентів. Здійснюючи цифрову трансформацію та визначаючи пріоритети потреб своїх співробітників, компанії можуть створити більш гнучку, продуктивну та стійку робочу силу, яка буде краще підготовлена для досягнення успіху в наступні роки.
